Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
- Seit 1. Januar 2025: Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Das betrifft auch Kleinunternehmer.
- Bis 31. Dezember 2026: Für die betroffenen Umsätze in der allgemeinen Übergangszeit sind Papierrechnungen sowie einfache PDFs mit Zustimmung weiterhin möglich.
- Ab 1. Januar 2027: Bei mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Kalenderjahr 2026 ist für erfasste Umsätze grundsätzlich eine strukturierte E-Rechnung nötig. Bis einschließlich 800.000 Euro kann die Übergangsregel für 2027 noch genutzt werden. Qualifizierter EDI-Datenaustausch kann mit Zustimmung eine eigene Übergangsregel nutzen.
- Ab 1. Januar 2028: Die Übergangsfristen enden. Für erfasste Umsätze gilt die E-Rechnungspflicht unabhängig von der Umsatzhöhe. Gesetzliche Ausnahmen bleiben möglich.
Was zählt für die Grenze von 800.000 Euro?
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr nach § 19 Abs. 2 UStG. Für einen im Jahr 2027 ausgeführten Umsatz ist das Kalenderjahr 2026 entscheidend. Die Höhe der einzelnen Rechnung und der Umsatz des Kunden entscheiden diese Frage nicht.
Eine Agentur mit genau 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026 kann einem inländischen Geschäftskunden für eine Leistung aus März 2027 bis Ende 2027 noch eine Papierrechnung schicken. Bei 800.000,01 Euro greift diese Ausnahme nicht. Für Leistungen aus Januar 2028 steht die Umsatzgrenzen-Regel keinem der beiden Aussteller mehr zur Verfügung.
Ausnahmen und typische Fragen
Welche Rechnungen sind ausgenommen?
Beispiele sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, soweit § 33 UStDV greift, Fahrausweise und nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreie Kleinunternehmerumsätze. Für bestimmte steuerfreie Leistungen besteht bereits keine umsatzsteuerliche Rechnungsausstellungspflicht. Prüfen Sie Grenzfälle anhand des konkreten Umsatzes. Für Aufträge der öffentlichen Hand können eigene Regeln gelten.
Reicht eine PDF per E-Mail?
Eine einfache PDF gilt als sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten. XRechnung ist ein strukturiertes XML-Format. Geeignete ZUGFeRD-Profile verbinden eine lesbare PDF-Ansicht mit strukturiertem XML. Laut BMF erfüllen ZUGFeRD-Profile ab Version 2.0.1 die umsatzsteuerlichen Formatanforderungen, mit Ausnahme von MINIMUM und BASIC-WL. Prüfen Sie vor dem Versand, welches Profil Ihr Empfänger verarbeitet.
Was sollte mein Betrieb vorbereiten?
Richten Sie einen Empfangsweg ein, aktualisieren Sie Stammdaten und Rechnungssoftware, testen Sie das vereinbarte Format und bewahren Sie den strukturierten Originalteil auf. Dokumentieren Sie gegebenenfalls die Zustimmung für PDF oder EDI während der Übergangszeit.