E-Rechnung
ZUGFeRD vs. XRechnung 2027: Unterschiede, Anforderungen und kostenlose Prüfung
Wann passt ZUGFeRD, wann XRechnung? So prüfen Sie PDF und XML, finden typische Fehler und berücksichtigen die deutsche Übergangsregelung.
ZUGFeRD bietet eine lesbare PDF/A-3-Datei mit eingebetteten Rechnungsdaten. XRechnung ist eine strukturierte XML-Rechnung und eignet sich vor allem für Empfänger mit einem vorgegebenen XML- oder Behördenprozess. Fragen Sie vor dem Versand nach dem akzeptierten Format, der Version und dem Übertragungsweg.
Zwei Formate, eine gemeinsame Grundlage
Die europäische Norm EN 16931 beschreibt unter anderem, welche Geschäftsdaten eine elektronische Rechnung enthalten soll und wie sie zusammenhängen. XRechnung konkretisiert dieses Modell für Deutschland und kann als UBL oder CII vorliegen. ZUGFeRD verwendet CII-Daten in einer PDF/A-3-Datei. Die sichtbare PDF-Seite erleichtert das Lesen, für die elektronische Verarbeitung sind die strukturierten Daten maßgeblich.
Nach der BMF-FAQ erfüllen XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 grundsätzlich die umsatzsteuerlichen Formatvoraussetzungen, bei ZUGFeRD mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Zusätzlich können Auftraggeber oder Portale eigene Annahmeregeln haben.
ZUGFeRD prüfen: PDF und eingebettete XML
- Exportieren Sie eine Testrechnung mit dem vorgesehenen ZUGFeRD-Profil.
- Prüfen Sie mit dem kostenlosen ZUGFeRD-Validator die PDF-Datei und das eingebettete Rechnungs-XML. Ein gewöhnliches PDF ohne strukturierten Anhang reicht für diesen Test nicht aus.
- Vergleichen Sie Betrag, Steuer, Rechnungsnummer und Empfänger in der PDF-Ansicht mit den XML-Daten.
- Senden Sie eine Testdatei über den vereinbarten Kanal. Eine technische Prüfung ersetzt die Annahmeprüfung des Empfängers nicht.
XRechnung prüfen: XML und Geschäftsregeln
Prüfen Sie die exportierte UBL- oder CII-Datei mit der KoSIT-Konfiguration für XRechnung, passend zur Version des Empfängers. Wohlgeformtes XML ist nur der erste Schritt. Die XRechnung-Prüfung erfasst auch Geschäftsregeln, Pflichtangaben und zulässige Codes.
Typische Fehler und ihre Ursachen
- Summen passen nicht zusammen. Prüfen Sie Mengen, Einzelpreise, Zu- und Abschläge, Rundung und Steuergruppen.
- Buyer Reference fehlt. Fragen Sie den Empfänger nach der Referenz für BT-10. Im Behördenkontext kann das die Leitweg-ID sein.
- Falsches Profil oder falsche Version. Prüfen Sie die Profilkennung im Export und die Vorgaben des Portals.
- PDF und XML weichen ab. Korrigieren Sie die Stammdaten oder Positionen im Quellsystem und erzeugen Sie die gesamte Datei neu.
Zwei Beispiele aus der Praxis
Ein Maschinenbauer mit manueller Rechnungsfreigabe wählt mit seinem Kunden ein zulässiges ZUGFeRD-Profil. Die Sachbearbeitung liest das PDF, die Buchhaltung importiert die eingebetteten Daten. Das Team prüft beide Darstellungen, bevor es den Export freigibt.
Ein Wiener IT-Dienstleister liefert an eine deutsche Behörde. Er fragt beim Auftraggeber nach XRechnung-Version, Leitweg-ID und Portal, auch wenn er sonst ZUGFeRD verwendet. Die Regeln für inländische deutsche B2B-Umsätze allein beantworten diesen grenzüberschreitenden B2G-Fall nicht.
Was 2027 und 2028 für die Auswahl bedeutet
Für inländische deutsche B2B-Umsätze endet die allgemeine Übergangsregel für sonstige Rechnungen mit Ablauf von 2026. Bei einem Vorjahresumsatz des Ausstellers von höchstens 800.000 Euro kann die Frist für 2027 weiterlaufen. Auch für bestimmte EDI-Verfahren gibt es eine Übergangsregel bis Ende 2027. Ab 2028 fallen diese Übergangswege weg. Ob eine Ausnahme greift und welche Frist gilt, lässt sich mit dem E-Rechnung-2027-Check eingrenzen.
Häufige Fragen
Kann ich eine normale PDF-Rechnung als ZUGFeRD versenden?
Dafür braucht die Datei einen zulässigen strukturierten Rechnungsdatensatz und das passende PDF/A-3-Format. Eine umbenannte oder gescannte PDF-Datei erfüllt diese Anforderungen nicht.
Ist eine Leitweg-ID für jede XRechnung nötig?
Im deutschen B2B-Verkehr ist grundsätzlich keine Leitweg-ID erforderlich. Klären Sie dennoch, welchen Wert der Empfänger in BT-10 erwartet. Bei öffentlichen Auftraggebern gelten die jeweiligen Vorgaben.
Welches Format sollte ein österreichischer Lieferant wählen?
Bei einer deutschen Behörde gelten deren Format- und Kanalvorgaben. Bei einem Privatunternehmen klären Sie den vereinbarten Austausch und prüfen separat, ob deutsches oder österreichisches Recht auf die konkrete Rechnung anwendbar ist.